PEGASUS MAIL
Mailmerge (samenvoegen)
Mailmerge is in versie 4.4 volledig vernieuwd.
Voor het versturen van een persoonlijke e-mail (gepersonaliseerde mail) naar een groep personen kan gebruik worden gemaakt van de functie mailmerge.
Hiervoor maak je met vb. Kladblok of UltraEdit (.txt-format) een gegevensbestand aan dat er zo uit kan zien:
j.jansen@wanadoe.nl,unitvergadering,John,28 augustus,E3,10:15 uur
c.teema@zonet.nl,unitvergadering,Caro,28 augustus,E3,10:15 uur
p.pietersen@wanadoe.nl,unitvergadering,Petra,28 augustus,E3,10:15 uur
bbooland@tiscala.nl,unitvergadering,Bart,28 augustus,E3,10:15 uur
j.vega@plenet.nl,unitvergadering,Job,28 augustus,E3,10:15 uur
Dit bewaar je met de extensie .dat vb. unitv.dat of zoals in de afbeelding hieronder adrbes01.dat
Om een bericht samen te voegen maak je een nieuw bericht aan. Klik op het tabblad Merge. Het onderstaande scherm verschijnt.
Plaats een vinkje in het vakje voor Enable Mail Merge for this message.
Achter Data file geef je op waar het gegevensbestand staat.
Kies welk scheidingsteken je gebruikt tussen de velden; je kunt hier kiezen uit Tab, Komma of een zelf te bepalen teken.
Zet een vinkje voor Dry run en geef het aantal records op dat droog geoefend moet worden (plaats muisaanwijzer al dan niet op de afbeelding).
Klik op het tabblad Message en zet in het vak achter To: ~k1~; dit representeert het eerste veld uit het gegevensbestand: het e-mailadres.
In het vak achter Subject: zet je ~k2~; dit representeert het tweede veld uit het gegevensbestand: het onderwerp.
In het bericht zelf type je de informatie waarbij je ook weer gebruik maakt van de gegevens (velden) uit het gegevensbestand (zie hieronder).
Beste ~k3~,
Ik nodig je van harte uit voor de ~k2~ die op ~k4~ wordt gehouden ..... enzovoort.
Het resultaat ziet er dan uit zoals in de afbeelding hieronder.
Als je nu op de button Send klikt wordt de mail na samenvoeging verstuurd. Omdat je een vinkje hebt geplaatst voor Dry run wordt het bericht nog niet daadwerkelijk verstuurd maar krijg je in je eigen New mail in dit geval 4 nieuwe berichten; het aantal records dat je op hebt gegeven om droog te oefenen.
Als het resultaat hiervan goed is verwijder je het vinkje voor Dry run en klik op de button Send waarna het bericht daadwerkelijk wordt samengevoegd en verstuurd.
Na samenvoegen resulteert dit in:
Beste John,
Ik nodig je van harte uit voor de unitvergadering die op 28 augustus wordt gehouden in E3 en om 10:15 uur begint.
In de bijlage vind je de agenda en de notulen van de vorige keer.
èn
Beste Caro,
Ik nodig je van harte uit voor de unitvergadering die op 28 augustus wordt gehouden in E3 en om 10:15 uur begint.
In de bijlage vind je de agenda en de notulen van de vorige keer.
etc.
Mailmerge met individuele bijlage
Het is mogelijk om bij ieder - met Mailmerge verstuurd bericht - behalve eenzelfde bijlage (attachement), een unieke (persoonlijke) bijlage mee te sturen.
Voeg daarvoor in het gegevensbestand, het pad waar, en de naam van de bijlage staat, (zie onderstaande afbeelding) toe.
In de 1e regel komt achteraan: ,d:\temp\1.txt
In de 2e regel komt achteraan: ,e:\Invoice.pdf
Krijgt iemand geen bijlage dan wordt geen pad en bestandsnaam vermeld, zoals in regel 3 is te zien.
In het Mailmerge-venster komt in het Attachment fields:-veld (zie onderstaande afbeelding) 6,7,8,9,10; er wordt doorgenummerd op het aantal velden dat gebruikt is. Dus als in het bericht de velden ~k1~, ~k2~, ~k3~, ~k4~ en ~k5~ zijn gebruikt, komt in het Attachment fields: 6,7,8,9,10
